ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - COLAÇÃO DE GRAU

DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

• Planejar, organizar e acompanhar os processos de Colação de Grau dos cursos da instituição.
• Realizar o levantamento e controle dos acadêmicos concluintes, verificando sua aptidão para participação na cerimônia.
• Conferir a situação acadêmica e documental dos formandos, identificando e acompanhando possíveis pendências.
• Orientar os acadêmicos sobre procedimentos, prazos, documentos e requisitos necessários para a participação na Colação de Grau.
• Receber, conferir e organizar solicitações e documentos apresentados pelos acadêmicos.
• Controlar as inscrições e manifestações de interesse, mantendo atualizadas as listas de formandos aptos, pendentes e convocados.
• Acompanhar os prazos previstos no calendário acadêmico e cronograma institucional.
• Elaborar e encaminhar comunicados, convocações e orientações sobre datas, horários, locais e procedimentos das cerimônias.
• Prestar suporte administrativo na organização e realização das cerimônias de Colação de Grau.
• Manter contato com coordenações de curso, Secretaria Geral, Registro Acadêmico, Reitoria e demais setores envolvidos.
• Acompanhar alterações, inclusões e exclusões de formandos nas cerimônias, conforme as normas institucionais.
• Auxiliar na elaboração, conferência e organização de atas, listas e demais registros relacionados à Colação de Grau.
• Atualizar informações nos sistemas acadêmicos e administrativos, mantendo documentos e registros devidamente organizados.
• Elaborar planilhas, relatórios e controles internos para acompanhamento dos processos e indicadores do setor.
• Realizar atendimento presencial e digital aos acadêmicos, prestando esclarecimentos e acompanhando solicitações e protocolos.
• Garantir o tratamento ético, responsável e sigiloso das informações pessoais e acadêmicas dos estudantes.

CONHECIMENTOS E EXPERIÊNCIAS DESEJÁVEIS

• Ensino superior completo.
• Conhecimento em informática e Pacote Office, especialmente Word, Excel e Outlook.
• Conhecimento em sistemas acadêmicos e administrativos, preferencialmente RM TOTVS.
• Familiaridade com ferramentas de comunicação e atendimento digital.
• Experiência com rotinas administrativas, atendimento ao público e organização documental.
• Conhecimento em elaboração de planilhas, relatórios e controles internos.

ATITUDES E COMPETÊNCIAS DESEJÁVEIS

• Organização e atenção aos detalhes.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Habilidade no atendimento ao público.
• Facilidade de aprendizado e utilização de sistemas.
• Responsabilidade com prazos e documentos.
• Postura ética e sigilo profissional.
• Capacidade de trabalho em equipe e relacionamento interpessoal.
• Proatividade na identificação e resolução de demandas.
• Planejamento, organização e capacidade de lidar com múltiplas atividades.